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La producción de festivales es un reto precioso: mezcla emoción, público con ganas de pasarlo bien y muchísimas piezas que tienen que encajar. Puede ser un festival de música, gastronómico, cultural, familiar, de verano en un pueblo, en una finca o en un gran recinto. Y sí, también aplica si dentro del festival hay eventos deportivos, conciertos o shows. En todos los casos hay algo que se repite: la mayoría de problemas vienen de los mismos errores de siempre.
La buena noticia es que casi todos se pueden evitar con organización, sentido común y el apoyo adecuado. Aquí tienes los fallos más típicos que arruinan festivales (grandes o pequeños) y cómo solucionarlos sin complicarte.
Logística de eventos: pensar que “ya se irá resolviendo”
Este es el error número uno. Cuando se deja la logística para el final, el festival se vuelve incómodo para el público. Y si la gente está incómoda, no importa lo bueno que sea el cartel: la sensación general baja.
Errores frecuentes:
- Entradas con colas eternas.
- Señalización pequeña o confusa.
- Zonas de comida o bebida mal ubicadas.
- Falta de baños, sombra o puntos de agua.
- Accesos de tráfico colapsados.
Cómo evitarlo:
Diseña el recorrido como si fueras un asistente. Llega, entra, se mueve, descansa, come, va al baño, vuelve a la actividad y sale. En cada punto, piensa qué puede atascarse y qué necesita la gente para estar a gusto.
En festivales medianos o grandes, contar con un equipo especializado en logística de eventos es clave. Ellos calculan flujos, accesos, aforos y planes alternativos para que nada te pille por sorpresa.
Subestimar el presupuesto real
Muchos festivales nacen con ilusión, pero se caen por números. Es normal: los costes invisibles son más de los que imaginas.
Lo que suele olvidarse:
- Seguridad y control de accesos.
- Limpieza durante y después.
- Generadores, cableado extra, vallas, señalética.
- Permisos, licencias y seguros.
- Plan B por lluvia, viento o calor.
- Horas extra de técnicos y staff.
Cómo evitarlo:
Haz un presupuesto por bloques y añade un margen de imprevistos. No es pesimismo: es realismo. El truco es priorizar: qué es imprescindible para la experiencia y qué es “bonito pero opcional”.
Un servicio de gestión integral de eventos ayuda muchísimo porque estructura el presupuesto desde el inicio y te dice dónde merece la pena invertir y dónde no.
Coordinación de eventos: demasiadas personas decidiendo a la vez
En un festival hay proveedores, equipo técnico, artistas, personal de barra, seguridad, responsables del recinto… Si no hay una cabeza clara, el caos aparece rápido.
Se nota en:
- Montajes a destiempo.
- Cambios que nadie comunica.
- Proveedores que llegan tarde o se pisan entre sí.
- Equipo agotado porque no sabe a quién consultar.
Cómo evitarlo:
Define un “director de orquesta” del festival. Una persona o equipo que coordine todo, tenga el cronograma, hable con proveedores y tome decisiones rápidas.
Si quieres vivir el festival sin estar apagando fuegos, lo más recomendable es apoyarte en profesionales de coordinación y dirección de eventos que lleven el control del día y resuelvan imprevistos por ti.
Improvisar la parte técnica
La técnica es el esqueleto del festival. Si falla el sonido, la luz o las pantallas, la experiencia se rompe aunque el contenido sea bueno.
Errores típicos:
- Equipos justos para ahorrar.
- Montaje sin tiempos reales.
- No hacer pruebas completas antes de abrir puertas.
- No tener técnicos de respaldo.
- Escenarios o estructuras poco pensadas para el espacio.
Cómo evitarlo:
Planifica la producción técnica desde el principio. Define qué necesitas: sonido, iluminación, audiovisuales, escenarios, estructuras, efectos sencillos o grandes. Luego, reserva tiempo real para montaje y pruebas.
Aquí es donde un productor de eventos o un equipo de producción técnica marca la diferencia, porque diseñan, montan, operan y aseguran que todo funcione de forma fluida.
Olvidar la experiencia completa del público
A veces el organizador se centra tanto en “lo principal” que se olvida de lo que sucede entre medias. Y en un festival, el “entre medias” es gran parte del día.
Lo que suele fallar:
- Pocas zonas de descanso o sombra.
- Comida repetitiva o con colas interminables.
- Falta de actividades secundarias.
- Espacios sin ambiente cuando no hay show.
Cómo evitarlo:
Piensa en capas de experiencia:
- Actividad principal.
- Actividades paralelas.
- Zonas cómodas.
- Detalles visuales para fotos.
- Ritmo del día.
Eso es lo que diferencia un festival correcto de uno al que la gente quiere volver, como ocurre en grandes eventos culturales.
No revisar lo que pasó y repetir errores
Cuando el festival acaba, llega el alivio. Pero también el mejor momento para aprender.
Errores post-festival:
- No medir gastos reales vs. presupuesto.
- No recoger opiniones del público y del equipo.
- No documentar qué funcionó.
- No mantener proveedores de confianza.
Cómo evitarlo:
Haz un cierre simple: qué salió bien, qué mejorarías, qué no repetirías. Con cinco notas claras ya empiezas la próxima edición con ventaja. Si quieres crecer con nuevas ediciones y mejorar cada año, apóyate en un servicio de producción integral de eventos que además te ayude a evaluar resultados y optimizar el siguiente festival.
