Guía para afrontar una inspección laboral sin riesgos.

Las inspecciones laborales son procedimientos habituales que buscan verificar si una empresa o empleador cumple con las obligaciones legales relacionadas con sus trabajadores. Aunque pueden generar preocupación, prepararse adecuadamente permite afrontar este proceso sin complicaciones ni sanciones.

En esta guía se explican los aspectos clave para entender cómo funciona una inspección laboral en España, qué se revisa, qué documentación se debe tener al día y cómo actuar en cada etapa del proceso.

¿Qué es una inspección laboral?

Una inspección laboral es una actuación administrativa llevada a cabo por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, cuyo objetivo es garantizar que las condiciones laborales, contractuales y de seguridad se ajusten a la legislación vigente.

Puede realizarse de forma rutinaria, aleatoria, a raíz de una denuncia o como seguimiento a anteriores intervenciones. El inspector actúa como autoridad, con capacidad de requerir documentos, realizar entrevistas, acceder a instalaciones y proponer sanciones si detecta irregularidades.

Motivos comunes por los que se inicia una inspección.

Aunque cualquier empresa o autónomo puede recibir una visita de la inspección, existen ciertos factores que aumentan la probabilidad de una actuación. Los más comunes incluyen.

Denuncias de trabajadores ante condiciones laborales irregulares.
Contratación sospechosa o alta rotación de personal.
Incoherencias en cotizaciones a la Seguridad Social.
Accidentes laborales graves sin comunicación adecuada.
Falta de medidas de prevención de riesgos laborales.
Actividades en sectores especialmente vigilados como construcción, hostelería o agricultura.

Entender estos motivos permite anticiparse y corregir errores antes de recibir una visita.

Tipos de inspecciones laborales.

Las inspecciones pueden clasificarse en distintos tipos según su alcance o motivo. Algunos de los más frecuentes son.

1. Inspección ordinaria.

Son inspecciones rutinarias, programadas aleatoriamente por la administración para verificar que la empresa cumple con la normativa laboral.

2. Inspección por denuncia.

Se produce cuando un trabajador o tercero denuncia irregularidades. En estos casos, el inspector suele acudir sin previo aviso y con información detallada sobre el conflicto.

3. Inspección por accidente de trabajo.

Si se produce un accidente laboral y no se siguen los procedimientos legales, la inspección puede intervenir para verificar el cumplimiento de la normativa de prevención.

4. Inspección telemática.

Algunas comprobaciones se hacen de forma remota mediante el cruce de datos entre la Seguridad Social y la Agencia Tributaria. Si se detectan inconsistencias, puede iniciarse una inspección presencial.

Documentación obligatoria que se debe tener preparada.

Una de las claves para afrontar con éxito una inspección es tener toda la documentación laboral y administrativa correctamente organizada. Estos son los documentos que más se suelen solicitar.

Contratos de trabajo firmados.
Nóminas y justificantes de pago.
Justificación de altas y bajas en Seguridad Social.
Registro de jornada laboral.
Plan de prevención de riesgos laborales.
Evaluaciones médicas periódicas (si aplica).
Certificados de formación en prevención.
Calendario laboral.
Convenio colectivo aplicado.

Además, es recomendable tener copias físicas y digitales accesibles, así como contar con responsables internos que conozcan el funcionamiento de la empresa.

¿Cómo actuar ante la llegada de un inspector?

La visita del inspector puede ser anunciada o inesperada. En cualquier caso, es fundamental saber cómo proceder para evitar errores de forma o actitud que puedan perjudicar el proceso.

Paso 1. Identificación.

El inspector debe identificarse debidamente. Aunque no está obligado a avisar con antelación, sí debe mostrar su acreditación oficial.

Paso 2. Acompañamiento.

Debe ser atendido por una persona responsable dentro de la organización, que conozca el funcionamiento de la empresa y tenga acceso a la documentación requerida.

Paso 3. Colaboración total.

Se recomienda una actitud colaborativa, facilitando toda la información solicitada y evitando obstrucciones. Negarse a colaborar puede derivar en sanciones adicionales.

Paso 4. Observaciones.

Es importante tomar nota de todo lo solicitado, así como de las observaciones realizadas por el inspector. En ocasiones, se permiten correcciones voluntarias si no hay dolo o reincidencia.

Posibles consecuencias de una inspección.

Una vez finalizada la actuación, el inspector puede emitir diferentes tipos de informes, según lo detectado durante su intervención.

Acta de infracción, si se han identificado incumplimientos.
Requerimiento, si se solicita la subsanación de alguna situación menor.
Informe sin incidencias, si todo está correcto.

Las sanciones pueden variar según la gravedad del incumplimiento, pudiendo incluir.

Multas económicas.
Suspensión de actividad.
Exclusión de ayudas o subvenciones públicas.
Responsabilidad penal en casos graves.

Por eso, es preferible detectar errores antes de la inspección, mediante auditorías internas o asesoría legal especializada.

Áreas más vigiladas en una inspección laboral.

Los inspectores suelen centrar su atención en ciertos aspectos que históricamente presentan mayores tasas de irregularidad. Estas áreas incluyen.

Contratación fraudulenta (falsos autónomos, contratos temporales encadenados).
Registro de jornada (obligatorio desde 2019).
Seguridad y salud en el trabajo.
Cumplimiento de convenios colectivos.
Situaciones de discriminación o acoso laboral.
Horas extra no remuneradas.

Mantenerse actualizado en estos temas y aplicar correctamente la normativa es esencial para evitar sanciones.

Consejos para estar preparado ante cualquier inspección.

Prevenir es la mejor estrategia. Estas recomendaciones permiten minimizar riesgos y estar listos ante cualquier intervención.

Revisar periódicamente todos los contratos y nóminas.
Tener actualizado el plan de prevención y su aplicación real.
Mantener al día el registro de jornada de todos los trabajadores.
Formar al personal en derechos laborales y prevención de riesgos.
Consultar con asesores legales especializados en derecho laboral.
Conservar ordenadamente toda la documentación durante al menos 4 años.

Además, es útil realizar simulacros o auditorías internas para comprobar el nivel de cumplimiento.

¿Qué hacer si se recibe un acta de infracción?

En caso de que la inspección derive en un acta con propuesta de sanción, se deben seguir estos pasos.

Leer detenidamente el contenido del acta.
Consultar con un asesor legal especializado para valorar la viabilidad de un recurso.
Presentar alegaciones dentro del plazo legal si se considera injusta.
Subsanar de forma inmediata los aspectos que puedan corregirse.
Pagar la multa con posible reducción por pronto pago si no se presenta recurso.

Cada situación es distinta, por lo que la respuesta más efectiva dependerá del análisis profesional del caso concreto.

Las inspecciones laborales no deben ser motivo de alarma si se actúa con responsabilidad, prevención y asesoramiento. Contar con una estructura documental sólida, cumplir con las obligaciones legales y mantener una actitud colaborativa es clave para salir airoso del proceso.

Tanto pymes como autónomos deben asumir que el cumplimiento laboral es parte de una gestión profesional y estratégica. La figura del asesor legal se vuelve indispensable para identificar riesgos, corregir fallos y evitar consecuencias que pueden afectar gravemente a la actividad.

Con una adecuada preparación, cualquier inspección puede afrontarse con tranquilidad y sin consecuencias negativas.